Personen, die beruflich viele Kilometer mit dem Fahrzeug zurücklegen, können eine Entfernungspauschale vom Finanzamt erstatten lassen. Hier ist die Rede von einer Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale, bei der pro Kilometer ein fester Betrag angegeben ist. Die Pauschale kann man erstatten lassen, indem das zu versteuernde Einkommen in der Steuererklärung angegeben wird. Man kann somit die entstandenen Fahrtkosten als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen und steuerlich geltend machen. 

Die Reisekosten, die man mit dem eigenen Auto aufwenden muss, werden jedoch nur zum Teil erstattet, der Arbeitnehmer kann bis zu sechs Euro pro Tag für 210 Arbeitstage pro Jahr beim Finanzamt einreichen. Wie die Kilometerpauschale abgerechnet wird und wie sich die Berechnung zusammensetzt, das erklären wir genauer in diesem Artikel. 

Die Kilometerpauschale und wie Arbeitnehmer sie korrekt für die Steuer berechnen können

Die Kilometerpauschale bestimmt, welchen Betrag man für Fahrtkosten oder durch Dienstreisen mit dem privaten PKW erstattet bekommt. Die grundsätzlichen Reisekosten auf Dienstreisen werden durch den Arbeitgeber gezahlt, diese werden dann später als Betriebsausgaben durch das Finanzamt ausgeglichen. Hierzu zählen außerdem: Fahrten zu Geschäftsessen oder Fortbildungen, Reisen zwischen zwei Einsatzorten und Kundenbesuche. Werden diese Aufwendungen nicht vom Arbeitgeber übernommen, so kann man diese in der Steuererklärung ansetzen und die genaue Erstattung berechnen.

Nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Freiberufler oder Unternehmer können die Kosten durch das eigene Verkehrsmittel bei der Steuer unter den Werbungskosten ansetzen. Bei Dienstreisen mit einem Firmenfahrzeug darf keine Kilometerpauschale angesetzt werden, da der Arbeitnehmer in diesem Fall keine Aufwendungen tragen muss. 

Bei der Erstattung der Fahrtkosten darf man die Pendlerpauschale nicht mit der generellen Kilometerpauschale verwechseln. Diese unterscheiden sich wie folgt: 

Erhöhte Pendlerpauschale

Die Pendlerpauschale gilt für die Fahrt vom eigenen zu Hause bis zur ersten Tätigkeitsstätte bzw. Arbeitsstätte ab dem ersten Kilometer. 

Wo unterscheidet sich die Kilometerpauschale grundsätzlich von der Pendlerpauschale?

Die Kilometerpauschale gilt für Fahrten mit dem privaten Auto zu Auswärtstätigkeiten. Bei Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem Firmenfahrzeug kann man nicht die Fahrtkosten mit der Kilometerpauschale absetzen. 

Doch wie hoch ist die Kilometerpauschale eigentlich und wie viel erhält man pro gefahrenem Kilometer zurück? Als Faustregel gilt: 30 Cent für jeden Kilometer kann man an Fahrtkosten mit Kilometerpauschale absetzen. 

Im Vergleich zum Vorjahr bleiben die Pauschalen pro Entfernungskilometer unverändert, im Jahr 2023 gelten unterschiedliche Pauschalen für Fahrten pro Entfernungskilometer. Die Pauschale bei der Nutzung des eigenen Wagens für Auswärtstätigkeiten beträgt 38 Cent pro Kilometer, ab dem 21. Kilometer, alles darunter bis 20 Kilometer, beträgt 30 Cent pro Kilometer. 

Seit 2022 können dem zufolge ab dem 21. Kilometer zur Arbeit 14 Prozent der Kilometerpauschale geltend gemacht werden. Motorisierte Fahrzeuge, wie beispielsweise Motorräder, können mit 20 Cent pro Kilometer von der Steuer abgesetzt werden. Wer seine Fahrtkosten steuerlich geltend machen möchte, der muss einige Dinge beachten. 

Voraussetzung ist, dass es sich bei den Kosten mit dem Privatwagen um Reisekosten bei beruflich veranlassten Fahrten handelt, nur dann können 0,3 Euro pro Kilometer berücksichtigt werden. Das Finanzamt berücksichtigt zudem den kürzesten Weg, also nicht die Hin- und Rückfahrt, auch wenn gependelt wird. Zahlt der Arbeitgeber die Kosten, so muss er diese dem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten. 

Für wen ist die Fahrtkostenpauschale relevant und wer kann die Pauschale pro Kilometer in der Steuererklärung geltend machen?

Sinnvoll ist die Kilometerpauschale nicht nur für Pendler, grundsätzlich gilt: Wer mit dem privaten PKW seinen Arbeitsweg zurücklegt, kann bei der Steuer die Kilometerpauschale ansetzen, sie wird vom Finanzamt berücksichtigt, egal wie viel Strecke man zurücklegt. Hier gilt es zu prüfen, ob es sich im Einzelfall lohnt, kurze Strecken bringen meist wenig bis kaum Erstattung. 

Fahrtenbuch führen und Fahrtkosten mit der Kilometerpauschale berechnen

Der Kilometersatz muss auch von Unternehmen mit Firmenfahrzeugen erfasst werden, unabhängig von Reisekosten, die der Arbeitgeber erstattet. Sobald ein Firmenfahrzeug auch für private Zwecke genutzt wird, ist es Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen, in dem die einzelnen Reisen aufgelistet sind. Denn Privatfahrten sind ein sogenannter geldwerter Vorteil, den der Mitarbeiter durch das Unternehmen erhält, dieser muss entsprechend versteuert werden. 

Im Fahrtenbuch hält der Fahrer fest, wie viele Kilometer der Wagen privat und betrieblich im Einsatz war, damit das Finanzamt dieses als Beleg anerkennt, muss man sich an gewisse Regeln halten:

Grundsätzlich muss ein Fahrtenbuch den Prinzipien der Vollständigkeit und der Genauigkeit entsprechen, hierzu ist es zwingend erforderlich, dass der Fahrer immer Start- und Zielort festhält, ebenso wie den Kilometerstand bei Beginn und Ende der Reise. Zusätzlich ist der Grund der Fahrt einzutragen, sowie alle Beteiligten mit vollem Namen. Zu guter Letzt trägt man ein, ob es sich um eine dienstliche oder eine private Fahrt handelt, bei privaten Reisen sind keine Details nötig. 

Wem das zu umständlich ist, der kann auf die 1%-Regelung zurückgreifen, bei diesem Verfahren wird monatlich ein fester Wert genutzt, der versteuert wird. In einigen Fällen ist diese Variante deutlich teurer, als die korrekte Abrechnung, sie spart lediglich Zeit. Denn der feste Wert wird aufgrund des Neupreises erhoben, ganz egal, ob es sich um ein gebrauchtes oder ein altes Fahrzeug handelt. 

Das Fahrtenbuch 2023 im Wandel – den Arbeitsweg und jede Fahrt digital ermitteln

Weniger Aufwand haben Unternehmen hingegen, wenn sie das Fahrtenbuch digitalisieren, das wird auch anerkannt. Hierzu müssen lediglich ein elektronisches Fahrtenbuch, eine Art von GPS-Tracker, in der Flotte der Firma angebracht werden. Diese lassen sich in ein digitales System einbinden. Da diese Geräte alle Daten zum Fahrzeug erfassen und somit auch den Standort des Fahrers jederzeit preisgeben, muss dieser der Nutzung zustimmen. 

GPS-Geräte arbeiten mithilfe von Satellitensignalen, diese werden von dem Tracker selbst empfangen. Anhand der Übertragungsdauer und der gesendeten Informationen kann das Gerät genau ermitteln, wo es sich befindet und wie schnell es bewegt wird. Das ermöglicht eine exakte Aufzeichnung aller Wege und Positionen, also alle Daten, die auch ein Fahrtenbuch benötigt. 

Zu den GPS-Trackern erhält der Nutzer eine passende Software, in der er die Gadgets verwalten und einsehen kann. Dort werden die erfassten Daten gesichert und für das Amt aufbereitet. Der Benutzer muss lediglich manuell den Zweck der einzelnen Fahrten ergänzen, Dauer, Kilometerstand und Reiseziel werden automatisiert gespeichert, das handschriftliche Fahrtenbuch entfällt somit gänzlich.