Ein Fahrzeug, viele Fahrer – wer im Betriebsalltag mit Poolfahrzeugen arbeitet, kennt die Frage nur zu gut: Wer ist eigentlich wann gefahren? Bisher mussten Fahrten im Fahrtenbuch manuell dem richtigen Fahrer zugewiesen werden – ein Arbeitsschritt, der gerne vergessen wird und im Nachhinein mühsam zu rekonstruieren ist. Damit ist jetzt Schluss: Mit der Fahrererkennung per QR-Code genügt ein kurzer Scan beim Einsteigen – und alle folgenden Fahrten werden automatisch der richtigen Person zugeordnet. Schneller, fehlerfrei und ganz ohne Verwaltungsaufwand.
Ein Fahrtenbuch ist nur so gut wie seine Daten. Zu vollständigen Daten gehört aber nicht nur, wohin gefahren wurde. Genauso wichtig ist, wer am Steuer saß. Dafür gibt es handfeste Gründe:
Rechtssicherheit und Dokumentationspflicht. Unternehmen müssen nachweisen können, wer ein Fahrzeug wann genutzt hat. Das gilt zum Beispiel gegenüber dem Finanzamt. Auch bei einer Fahrerermittlung nach einem Bußgeldbescheid oder im Rahmen der Halterhaftung ist dieser Nachweis Pflicht. Eine lückenlose Fahrerzuordnung schützt Sie deshalb vor unangenehmen Rückfragen – und vor teuren Konsequenzen.
Transparenz bei geteilten Fahrzeugen. In vielen Betrieben teilen sich mehrere Personen ein Fahrzeug. Das gilt für Handwerksbetriebe ebenso wie für Pflegedienste, Lieferdienste oder Außendienst-Teams. Ohne saubere Zuordnung entsteht dort schnell ein Blindflug: Wer hat das Fahrzeug zuletzt genutzt? Wer war auf welcher Tour? Klare Fahrerdaten schaffen dagegen Übersicht – und zwar auf Knopfdruck.
Verantwortung und Fairness im Team. Ein neuer Kratzer, ein hoher Spritverbrauch oder ein unklarer Kilometerstand sorgen oft für Streit. Mit einer eindeutigen Fahrerzuordnung gibt es diese Diskussionen nicht mehr. Das sorgt für Fairness im Team. Außerdem entlastet es Fuhrparkverantwortliche spürbar.
Auswertung und Kostenkontrolle. Wer fährt wie viel? Welche Fahrzeuge sind ausgelastet, welche stehen nur herum? Fahrerbezogene Daten beantworten diese Fragen. Damit analysieren Sie Fahrleistungen, planen Einsätze besser und optimieren Ihre Fuhrparkkosten gezielt.
Kurz gesagt: Eine saubere Fahrerzuordnung spart Zeit, Geld und Ärger – egal ob bei 2 oder 200 Fahrzeugen.
In der Praxis sah die Fahrerzuordnung bislang oft so aus: Fahrten wurden aufgezeichnet und mussten anschließend manuell dem jeweiligen Fahrer zugewiesen werden – häufig erst Tage später, aus dem Gedächtnis oder anhand von Dienstplänen. Das kostet Zeit, wird im Tagesgeschäft gerne vergessen, und Fehler schleichen sich fast zwangsläufig ein. Genau hier setzt dieses Feature an.
Öffnen Sie die Fahrzeugdetails des gewünschten Fahrzeugs. Dort können Sie ab sofort einen individuellen QR-Code für dieses Fahrzeug generieren.
Drucken Sie den QR-Code aus und platzieren Sie ihn gut sichtbar im Fahrzeuginnenraum – zum Beispiel am Armaturenbrett. So haben ihn Ihre Fahrer beim Einsteigen direkt im Blick.
Steigt ein Fahrer in das Fahrzeug ein, öffnet er die App und tippt in der Fahrtenbuch-Ansicht auf das QR-Code-Symbol. Die Kamera öffnet sich automatisch – jetzt einfach den im Fahrzeug angebrachten QR-Code scannen.
Nach dem erfolgreichen Scan wird der Nutzer als aktiver Fahrer für dieses Fahrzeug angezeigt. Alle ab diesem Zeitpunkt aufgezeichneten Fahrten werden automatisch dieser Person zugewiesen – ganz ohne manuelle Nacharbeit.
Handwerksbetriebe mit Servicefahrzeugen: Montags fährt Kollege A zur Baustelle, dienstags übernimmt Kollegin B den Transporter. Dank QR-Code-Scan beim Einsteigen ist trotzdem jede Fahrt automatisch korrekt zugeordnet. Der Chef muss deshalb am Freitag keine Fahrten mehr sortieren.
Unternehmen mit Poolfahrzeugen: Bei Poolfahrzeugen sind wechselnde Fahrer der Normalfall. Die QR-Code-Erkennung macht das Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge deshalb zum sauberen und nachvollziehbaren Prozess. Denn jeder Fahrer meldet sich mit einem kurzen Scan selbst an.
Fuhrparkmanager mit Nachweispflichten: Sie brauchen revisionssichere Aufzeichnungen, etwa fürs Finanzamt oder zur Fahrerermittlung? Dann liefert Ihnen die automatische Zuweisung verlässliche Daten. So entstehen weder Lücken noch nachträgliche Korrekturen.
Einmal QR-Code erzeugen, im Fahrzeug anbringen – und ab sofort genügt ein kurzer Scan beim Einsteigen. Die neue Fahrererkennung per QR-Code macht die Fahrerzuordnung so einfach wie nie und sorgt für ein vollständiges, verlässliches Fahrtenbuch – gerade bei gemeinsam genutzten Fahrzeugen.
Probieren Sie es direkt aus: Öffnen Sie die Fahrzeugdetails in Ihrer App, erzeugen Sie den QR-Code für Ihr Fahrzeug und starten Sie den ersten Scan. Bei Fragen hilft Ihnen unser Support-Team gerne weiter. Sie nutzen das Elektronische Fahrtenbuch von PAJ noch nicht? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Fahrten automatisch, rechtssicher und ohne Papierkram dokumentieren.
Nein. Nach dem Scan sind Sie als aktiver Fahrer für dieses Fahrzeug hinterlegt – alle anschließend aufgezeichneten Fahrten werden automatisch Ihnen zugewiesen. Ein neuer Scan ist erst dann sinnvoll, wenn eine andere Person das Fahrzeug übernimmt: Sie scannt einfach denselben QR-Code und wird ab diesem Zeitpunkt als aktiver Fahrer geführt.
Kein Problem – die Fahrten gehen nicht verloren. Sie werden wie gewohnt aufgezeichnet und können nachträglich manuell dem richtigen Fahrer zugewiesen werden, genau wie bisher. Der QR-Code-Scan ersetzt die manuelle Zuweisung also nicht zwingend, sondern macht sie im Alltag schlicht überflüssig. Tipp: Platzieren Sie den QR-Code gut sichtbar im Blickfeld des Fahrers – so wird der Scan schnell zur Routine.
Nein. Alles, was Sie benötigen, haben Sie bereits: Der QR-Code wird in den Fahrzeugdetails erzeugt und einfach ausgedruckt, gescannt wird mit der Smartphone-Kamera direkt über die App. Es fallen keine zusätzlichen Kosten an, und es muss nichts installiert oder verkabelt werden.
