Moderne Technik erleichtert den Alltag im privaten Bereich und ermöglicht neue Wege in kleinen und großen Unternehmen. Einen großen Anteil an diesem Fortschritt trägt die GPS-Technologie. Mithilfe von kleinen GPS-Geräten in Firmenfahrzeugen kann das Unternehmen jeden Weg ermitteln, das erleichtert nicht nur betriebliche Abläufe, sondern unterstützt auch die Finanzverwaltung und die Verwaltung der einzelnen Fahrzeuge. 

Definition Fahrtenbuch

Mit einem elektronischen Fahrtenbuch werden alle zurückgelegten Strecken und der Anlass jeder Fahrt ermittelt. Sie können zur Vorlage beim Finanzamt genutzt werden und müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um anerkannt zu werden. Ein weiterer Vorteil ist eine erleichterte Verwaltung des Fuhrparks. Besonders große Unternehmen mit vielen Fahrzeugen profitieren vom Einsatz und der Dokumentation durch Fahrtenbücher. Die Fuhrparkleitung erhält so eine ausführliche Übersicht über die Nutzung und die Kosten der einzelnen Fahrzeuge im Betrieb. Das elektronische Fahrtenbuch ermittelt via GPS sogar die Standorte der jeweiligen Autos und ermöglicht eine genaue Einsicht. Zusätzlich erhält das Fuhrparkmanagement exakte Informationen zum Verschleiß der Wagen und kann frühzeitig reagieren.

Wieso Fahrtenbücher geführt werden

Die Digitalisierung von Unternehmen schreitet voran und erleichtert auch die steuerliche Abwicklung von Prozessen in Unternehmen. Wenn der Arbeitnehmer einen Dienstwagen für die private Nutzung erhält, so muss er die Fahrten mit dem Fahrzeug entsprechend versteuern. In vielen Firmen erhalten Angestellte einen Dienstwagen zur Verfügung, diesen können sie für Privatfahrten und auch für betriebliche Touren einsetzen. Hier muss jedoch deutlich differenziert werden, um dem Finanzamt Aufschluss über die Versteuerung des geldwerten Vorteils zu geben. 

Ein Fahrtenbuch führen, aber was genau muss drinstehen?

In einem Fahrtenbuch werden unter anderem Privatfahrten von betrieblichen Fahrten differenziert. Denn wer mit seinem Firmenwagen privat fahren darf, erhält durch seinen Arbeitgeber einen geldwerten Vorteil, den man beim Finanzamt angeben muss. 

Wird der Firmenwagen privat genutzt, ist ein Fahrtenbuch verpflichtend, hierzu stellt das Finanzamt Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Zum einen muss zwingend der Name des Fahrers vermerkt werden, ebenso wie der Grund der Fahrt. Zusätzlich sind alle gefahrenen Kilometer einzutragen, auch der Kilometerstand bei Beginn und Ende der Reise. Um besonders genau aufzuzeichnen, muss man das Buch jedoch von Anfang an führen, nachträgliche Änderungen sind nicht gerne gesehen, aber möglich, diese werden mit einem speziellen Vermerk im Fahrtenbuch gekennzeichnet. 

Fast alle diese Informationen erfasst der GPS-Tracker im Wagen und überträgt diese automatisiert in die Fahrtenbuch-App. Das einzige, was man manuell ergänzen muss, ist der Grund der Reise. 

Die Versteuerung korrekt berechnen

Arbeitnehmer, die einen Dienstwagen nutzen und damit auch privat unterwegs sind, müssen das bei der Steuererklärung steuerlich ansetzen. Das Finanzamt wertet diese Privatnutzung als geldwerten Vorteil und schreibt vor, dass Arbeitnehmer diesen Vorteil versteuern. Für die Besteuerung des geldwerten Vorteils gibt es verschiedene Möglichkeiten, zum einen kann man das pauschal bewerten lassen oder durch detaillierte Angaben im Fahrtenbuch. 

Die private Nutzung des Dienstwagens umfasst auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kann man in diesem Fall nicht als Werbungskosten absetzen.

Wichtig ist die Unterscheidung, ob das Fahrzeug vom Arbeitnehmer betrieblich oder für Privatfahrten genutzt wird. Die betriebliche Nutzung muss man nicht als geldwerten Vorteil versteuern. Relevant ist nur, dass der Arbeitnehmer alle mit dem Fahrzeug privat zurückgelegten Wege im Fahrtenbuch entsprechend kennzeichnet. Denn nur so ist eine korrekte Ermittlung des geldwerten Vorteils möglich. 

Digitales Fahrtenbuch beim Firmenwagen

Die Führung eines Fahrtenbuchs muss nicht handschriftlich stattfinden, mittels GPS-Gerät im PKW erfasst eine App alle Fahrten des Firmenwagens und jeden gefahrenen Kilometer zuverlässig. Es erfüllt alle Vorgaben, die das Finanzamt an ein Fahrtenbuch stellt. Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, seine privaten Fahrten mit der Fahrtenbuchmethode zu versteuern oder die Berechnung vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs abhängig zu machen. Beide Varianten bieten verschiedene Vor- und Nachteile

Den geldwerten Vorteil mit der 1-Prozent-Regel ermitteln

Für alle Beteiligten gibt es zwei Möglichkeiten für die Ermittlung der Steuer. Der geldwerte Vorteil kann pauschal mit der 1-Prozent-Regelung berechnet werden. Die Berechnung findet dann basierend auf dem Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung statt. Hier wird immer der Neuwagenpreis eingesetzt, auch wenn der Wagen gebraucht gekauft wurde oder schon einige Jahre im Unternehmen ist. Zu versteuern sind in diesem Fall 1 Prozent des Bruttolistenpreises inklusive aller Sonderausstattungen des Firmenwagens. 

Welche Methode ist für Arbeitnehmer mit Dienstwagen am sinnvollsten?

Ein Fahrtenbuch zu führen ist dank GPS-Tracking weniger aufwändig als die meisten denken, zudem sind die Ergebnisse sehr genau und nicht nur pauschalisiert. Für die Berechnung muss man sich zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung entscheiden und dies genau abwägen. Wer ein Fahrtenbuch führt, nutzt meist die günstigere Methode.

Vor allem dann, wenn man mit dem Auto wenig privat unterwegs ist, ist die 1-%-Methode nicht sinnvoll. Auch wenn der Wert des Wagens durch Abschreibungen bereits reduziert wurde oder das Auto ein Gebrauchtwagen ist, lohnt die genaue Ermittlung des geldwerten Vorteils. Bei einem geringen privaten Nutzungsanteil ergeben sich für den Nutzer steuerliche Vorteile, wenn er die Fahrtenbuchmethode vorzieht.