Abrechnung mit der 1-Prozent-Regelung

Eine bekannte Methode zur Bemessung ist die 1%-Regelung. Bei dieser Regelung gilt eine strikte Berechnung, hierbei ist es egal, wie der Wagen genutzt wird und wieviel Prozent privat damit gefahren wird. Die tatsächlichen Aufwendungen werden in diesem Fall nicht erfasst. Nutzt ein Unternehmer die 1%-Regelung zur Besteuerung, gilt immer der Listenpreis des Firmenwagens. 

Private Fahrten mit dem Dienstwagen werden somit monatlich mit einem Prozent des Listenpreises berechnet, hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein neues Fahrzeug oder um einen Gebrauchtwagen handelt. Diese Pauschale kann unter Umständen deutlich höher sein, als es notwendig wäre. Beispiel: Bei einem Listenpreis von 40.000 Euro setzt der Gesetzgeber 400 Euro pro Monat an, die man versteuern muss, ganz gleich wie häufig das Auto privat genutzt wird. 

Je niedriger die Gesamtkosten des Firmenwagens sind, desto eher lohnt sich das Fahrtenbuch. Wenn der Wagen zusätzlich wenig privat verwendet wird, ist es umso sinnvoller genau Buch zu führen, um die Fahrten von der Steuer abzusetzen. Gleiches gilt für Firmenwagen, die bereits komplett abgeschrieben wurden, hier ist es lohnenswert, die zurückgelegten Kilometer genau zu berechnen und anzugeben. 

Fahrtenbuch richtig führen

Wer seinen Firmenwagen für private Reisen nutzen kann, profitiert fast immer von der tatsächlichen Ermittlung aller Fahrten. In den meisten Fällen ist diese Methode günstiger, als die 1%-Berechnung. Wenn der Arbeitgeber einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, verfügt dieser meist bereits über eine GPS-Funktion, die auch gleichzeitig das Fahrtenbuch führt. Denn das Finanzamt akzeptiert ein elektronisches Fahrtenbuch, welches durch den GPS-Tracker im Firmenfahrzeug automatisiert fortgeschrieben wird. 

Diese Dinge müssen beim Fahrtenbuch beachtet werden

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist besonders wichtig beim Finanzamt, vor allem muss man beachten, dass das Fahrtenbuch absolut lückenlos ist. Wie ein Fahrtenbuch aussehen muss und welche Eintragungen reingehören, werden genau vorgegeben. Das Finanzamt benötigt eine exakte Auflistung über jede einzelne Fahrt, den Kilometerstand, den genauen Reisezweck und die gefahrenen Kilometer. Die Fahrten müssen unterschieden werden, daher gibt man den Anlass der Fahrt zusätzlich an, vor allem, ob es sich um berufliche Fahrten handelt. Auch Daten zum Fahrer müssen im Fahrtenbuch aufgeführt werden. 

Wird das Fahrtenbuch nicht richtig geführt oder sind Fehler enthalten, kann es passieren, dass es als Beleg vom Finanzamt nicht akzeptiert wird, in diesem Fall greift dann die 1%-Methode. Das handschriftliche Fahrtenbuch in Papierform hat schon ausgedient, denn man kann ein Fahrtenbuch auch elektronisch führen. Der GPS-Tracker, der in modernen Fahrzeugen meist serienmäßig zu finden ist, zeichnet alle benötigten Informationen auf und leitet diese an die zugehörige App weiter. Somit muss der Nutzer die Daten nur noch exportieren und hat alle wichtigen Unterlagen für das Finanzamt schnell zur Hand. Das Einzige, was der Benutzer noch manuell ergänzen muss, ist der Grund der Reise, also ob der Firmenwagen privat verwendet wurde. Diese Angabe muss man innerhalb von 7 Tagen nach der Fahrt eintragen. 

Änderungen am Fahrtenbuch vornehmen

Grundsätzlich wird es nicht gerne gesehen, wenn nachträglich etwas in den Unterlagen verändert wird, das lässt sich jedoch nicht immer vermeiden. Wenn bei der Eintragung Fehler passiert sind, kann man diese nachträglich in der App anpassen. Die meisten Einträge des Fahrtenbuchs sind unveränderbar, eine Anpassung des Grundes der Reise akzeptiert das Finanzamt jedoch. Jede Änderung in den Unterlagen wird als solche gekennzeichnet, anhand von zusätzlichen Belegen, beispielsweise Tankquittungen, sollte man jede Reise lückenlos nachweisen können. 

Wer ein digitales Fahrtenbuch führt, kann somit alle notwendigen Änderungen in der zugehörigen App vornehmen und dort auch alle relevanten Daten einsehen. Das spart deutlich Zeit, verglichen mit der veralteten manuellen Vorgehensweise, bei der alles handschriftlich eingetragen werden musste. Der GPS-Tracker erfasst alle relevanten Daten, diese werden zuverlässig auf dem Server des Anbieters gesichert und können zu jeder Zeit eingesehen werden. 

Dieser Blogartikel stellt keine betriebswirtschaftliche, rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Im spezifischen Einzelfall kann der vorliegende Inhalt keine individuelle Beratung durch fachkundige Personen ersetzen.