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Fahrtenbuch Steuererklärung – Alles, was du wissen musst

Das Fahrtenbuch bei der Steuererklärung richtig abrechnen

Spätestens bei der Einkommensteuererklärung werden Arbeitnehmer mit dem Thema Fahrtenbuch konfrontiert. Wer hier alles genau angibt, der hat die Chance, Geld vom Staat zurückzuerhalten. Denn Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz werden mit 0,30 Euro pro Kilometer erstattet, hier zählen die Entfernungskilometer zwischen Beschäftigungsort und der Meldeadresse. Wer zusätzlich Dienstfahrten mit dem privaten Wagen ausführt, profitiert ebenfalls von steuerlichen Vorteilen. Wird ein Firmenwagen jedoch auch privat genutzt, muss der Fahrer darauf Steuern zahlen, diesen zu versteuernden geldwerten Vorteil kann man mit einem Fahrtenbuch ermitteln. 

Wieso im Dienstwagen ein Fahrtenbuch geführt werden muss

Um Privatfahrten mit dem Firmenwagen, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und dienstliche Fahrten steuerlich zu trennen, ist ein Nachweis erforderlich. Für die korrekte Besteuerung braucht es einen konkreten Nachweis, der alle Fahrten belegt, daher ist es sinnvoll ein ausführliches Fahrtenbuch zu führen. Dank moderner Technologien ist dieses mittlerweile via GPS möglich, hierzu wird ein Tracker im entsprechenden Fahrzeug abgebracht. Dieses Gerät zeichnet zuverlässig alle Fahrten auf und speichert diese ab. 

Die Bedeutung von geldwerter Vorteil und ein-Prozent-Regel

Für die Abrechnung dieser Fahrten gibt der Bundesfinanzhof dem Fahrer und dem Unternehmen unterschiedliche Möglichkeiten, um betriebliche Fahrzeuge und die damit getätigten Fahrten geltend zu machen.

Der geldwerte Vorteil für Angestellte

Unter einem geldwerten Vorteil versteht man einen Profit, den der Mitarbeiter durch sein Unternehmen erhält, zum Beispiel, wenn ihm ein Firmenwagen gestellt wird, den er auch für Privatfahrten nutzen darf. Somit erhält der Mitarbeiter durch seinen Chef einen Vorteil, der sich aus der privaten Nutzung ergibt und versteuert werden muss.

Fahrtenbuch richtig führen

Abrechnung mit der 1-Prozent-Regelung

Eine bekannte Methode zur Bemessung ist die 1%-Regelung. Bei dieser Regelung gilt eine strikte Berechnung, hierbei ist es egal, wie der Wagen genutzt wird und wieviel Prozent privat damit gefahren wird. Die tatsächlichen Aufwendungen werden in diesem Fall nicht erfasst. Nutzt ein Unternehmer die 1%-Regelung zur Besteuerung, gilt immer der Listenpreis des Firmenwagens. 

Private Fahrten mit dem Dienstwagen werden somit monatlich mit einem Prozent des Listenpreises berechnet, hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein neues Fahrzeug oder um einen Gebrauchtwagen handelt. Diese Pauschale kann unter Umständen deutlich höher sein, als es notwendig wäre. Beispiel: Bei einem Listenpreis von 40.000 Euro setzt der Gesetzgeber 400 Euro pro Monat an, die man versteuern muss, ganz gleich wie häufig das Auto privat genutzt wird. 

Je niedriger die Gesamtkosten des Firmenwagens sind, desto eher lohnt sich das Fahrtenbuch. Wenn der Wagen zusätzlich wenig privat verwendet wird, ist es umso sinnvoller genau Buch zu führen, um die Fahrten von der Steuer abzusetzen. Gleiches gilt für Firmenwagen, die bereits komplett abgeschrieben wurden, hier ist es lohnenswert, die zurückgelegten Kilometer genau zu berechnen und anzugeben. 

Fahrtenbuch richtig führen

Wer seinen Firmenwagen für private Reisen nutzen kann, profitiert fast immer von der tatsächlichen Ermittlung aller Fahrten. In den meisten Fällen ist diese Methode günstiger, als die 1%-Berechnung. Wenn der Arbeitgeber einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, verfügt dieser meist bereits über eine GPS-Funktion, die auch gleichzeitig das Fahrtenbuch führt. Denn das Finanzamt akzeptiert ein elektronisches Fahrtenbuch, welches durch den GPS-Tracker im Firmenfahrzeug automatisiert fortgeschrieben wird. 

Diese Dinge müssen beim Fahrtenbuch beachtet werden

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist besonders wichtig beim Finanzamt, vor allem muss man beachten, dass das Fahrtenbuch absolut lückenlos ist. Wie ein Fahrtenbuch aussehen muss und welche Eintragungen reingehören, werden genau vorgegeben. Das Finanzamt benötigt eine exakte Auflistung über jede einzelne Fahrt, den Kilometerstand, den genauen Reisezweck und die gefahrenen Kilometer. Die Fahrten müssen unterschieden werden, daher gibt man den Anlass der Fahrt zusätzlich an, vor allem, ob es sich um berufliche Fahrten handelt. Auch Daten zum Fahrer müssen im Fahrtenbuch aufgeführt werden. 

Das Fahrtenbuch bei der Steuererklärung richtig abrechnen

Wird das Fahrtenbuch nicht richtig geführt oder sind Fehler enthalten, kann es passieren, dass es als Beleg vom Finanzamt nicht akzeptiert wird, in diesem Fall greift dann die 1%-Methode. Das handschriftliche Fahrtenbuch in Papierform hat schon ausgedient, denn man kann ein Fahrtenbuch auch elektronisch führen. Der GPS-Tracker, der in modernen Fahrzeugen meist serienmäßig zu finden ist, zeichnet alle benötigten Informationen auf und leitet diese an die zugehörige App weiter. Somit muss der Nutzer die Daten nur noch exportieren und hat alle wichtigen Unterlagen für das Finanzamt schnell zur Hand. Das Einzige, was der Benutzer noch manuell ergänzen muss, ist der Grund der Reise, also ob der Firmenwagen privat verwendet wurde. Diese Angabe muss man innerhalb von 7 Tagen nach der Fahrt eintragen. 

Änderungen am Fahrtenbuch vornehmen

Grundsätzlich wird es nicht gerne gesehen, wenn nachträglich etwas in den Unterlagen verändert wird, das lässt sich jedoch nicht immer vermeiden. Wenn bei der Eintragung Fehler passiert sind, kann man diese nachträglich in der App anpassen. Die meisten Einträge des Fahrtenbuchs sind unveränderbar, eine Anpassung des Grundes der Reise akzeptiert das Finanzamt jedoch. Jede Änderung in den Unterlagen wird als solche gekennzeichnet, anhand von zusätzlichen Belegen, beispielsweise Tankquittungen, sollte man jede Reise lückenlos nachweisen können. 

Wer ein digitales Fahrtenbuch führt, kann somit alle notwendigen Änderungen in der zugehörigen App vornehmen und dort auch alle relevanten Daten einsehen. Das spart deutlich Zeit, verglichen mit der veralteten manuellen Vorgehensweise, bei der alles handschriftlich eingetragen werden musste. Der GPS-Tracker erfasst alle relevanten Daten, diese werden zuverlässig auf dem Server des Anbieters gesichert und können zu jeder Zeit eingesehen werden. 

Dieser Blogartikel stellt keine betriebswirtschaftliche, rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Im spezifischen Einzelfall kann der vorliegende Inhalt keine individuelle Beratung durch fachkundige Personen ersetzen.

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